Recientemente, ha surgido el requerimiento de los clientes internos de la empresa en la cual solicitan a las personas de Talento Humano que les apoyemos en hacer una capacitación en línea o virtual de alguna temática que es propia del negocio.
Lo principal que hay que saber es que un curso online es una metodología totalmente diferente a un curso presencial, su diseño instruccional, los recursos que se utilizan y la metodología de realización varían de manera importante; por lo cual, es muy importante advertir a quien solicita (cliente interno) que un curso en línea es muy diferente a los tradicionales cursos presenciales.
La secuencia metodológica es:
- Evaluar qué plataforma tienen disponible. Algunas empresas tienen plataformas de Learning Management System (LMS) que generalmente heredan de sus proveedores de tecnología, tales el caso de SuccessFactors de SAP, Workday, Cornerstone, entre otras. También es posible que la empresa disponga de Moodle que tienen adaptados a las necesidades. El evaluar si existe una plataforma disponible por la empresa (LMS) es un primer paso que obligará a tomar un camino u otro en cuanto a la realización de un curso en línea.
- Lo segundo que hay que hacer es preparar un diseño instruccional, es decir una experiencia didáctica que partiendo de los objetivos académicos generales y específicos, se listen los temas que serán tratados en ese curso. Por ejemplo: en un Curso de Comunicación Asertiva, el objetivo general es: “lograr que los participantes entiendan el concepto de comunicación asertiva y dispongan de herramientas para aplicarla en su comunicación cotidiana”. Algunos de los objetivos específicos pueden ser: “que el participante comprenda el concepto de asertividad” otro objetivo específico podría ser: “que el participante diferencia una comunicación agresiva, una comunicación sumisa y una comunicación asertiva”, otro objetivo específico podría ser: “que el participante disponga de un esquema que le permita usar el asertividad al momento de dar un feedback”.
- Diseñar los recursos didácticos específicos del curso. Luego de disponer de objetivo general y objetivos específicos, el diseñador instruccional debe pensar en la información (texto), imágenes, videos (guiones para su elaboración), audios (guiones para la grabación de podcast), interactivos y materiales complementarios descargables. Esta etapa es crucial porque en ella radica la calidad y la efectividad de la capacitación en línea. La conformación del mix de recursos, la calidad de esos recursos es un aspecto crítico para que el curso sea valorado con estándares de calidad altos.
Los estudios señalan que los participantes de cursos en línea valoran principalmente que el curso tenga videos cortos que expliquen la materia, que tengan resúmenes en audios, que dispongan de material descargable que amplíe la información para el participante más experto.
Esta etapa requiere tiempo y un entendimiento de la plataforma (LMS) que se usará, ya que se debe saber si el curso será sincrónico (en tiempo real con los participantes todos unidos simultáneamente) o asincrónico (con participantes que van cada uno a su ritmo y no requieren estar todos simultáneamente para capacitarse).
- Preparar pruebas de evaluación para certificar. Adicionalmente, en la realización de un curso en línea se debe pensar en las pruebas que se apliquen de manera que el participante pueda (una vez realizada la capacitación y superadas las evaluaciones) poder certificarse, es decir lograr la aprobación o certificación de esa capacitación. Es ideal (los participantes valoran mucho) que la plataforma (LMS) disponga de la función para imprimir su certificado directamente.
- El proceso de capacitación en línea requiere acompañamiento y soporte. Es decir, el participante debe saber que cuenta con un tutor o acompañante al cual puede recurrir si tiene dudas o requiere ampliar alguna información. También en el formato online es común que la labor del tutor sea de un motivador que acompaña el proceso. La capacitación virtual tiene muchas ventajas, pero ante el temor o desconocimiento de los participantes es muy importante disponer de un soporte permanente para dar solución a aspectos rutinarios como olvido de contraseñas, apoyo técnico ante la variedad de equipos y las fallas en las comunicaciones de Internet.
- Evaluación de la satisfacción y mejoramiento continuo. Investigar cuál es la opinión de los participantes, qué aspectos gustaron y cuáles se deben mejorar es una práctica muy importante en esta nueva tecnología de capacitación a distancia. Con las encuestas de satisfacción de los participantes se puede hacer una mejora continua del proceso, sustituyendo recursos menos valorados e incorporando recursos bien valorados por los participantes, de esa forma se garantiza una calidad superior cada vez que se aplica el curso online a un nuevo grupo.
3 consejos adicionales
- Si tu empresa no tiene una plataforma LMS, no importa. Actualmente existen empresas que ofrecen la capacitación en línea como un servicio y te ofrecen el servicio totalmente adecuado a tus intereses en temas ya establecidos. Similar a ver un portafolio de programas o cursos de una escuela de negocios. Este modelo de negocios es ideal para empresas que requieren formar en una determinada temática. También cuando las necesidades de capacitación de una empresa son para diversas personas, pero de temáticas diferentes.
- Si tu empresa no tiene plataforma, pero requiere un curso particular de su tipo de negocio. Este caso puede ser solventado de forma económica, solicitando la elaboración de un curso a la medida de los requerimientos de la empresa y que sea impartido en una plataforma de un tercero. Este caso sería contratar la capacitación a la medida (temas propios de la empresa contratante) y ser realizados en una plataforma de la empresa de capacitación online.
- Si su empresa tiene plataforma propia (LMS) y lo que requiere es que le diseñen los contenidos. Existen empresas como Formación Smart que ofrecen contenidos generales (de un portafolio de temas) o específicos de la empresa (contenidos a la medida) pero para ser realizados en la plataforma del cliente. Estos contenidos son entregados en formato SCORM que permiten adaptarse a diferentes plataformas LMS.
La conclusión
La tecnología hoy permite hacer capacitación online con muchas facilidades, este formato tiene su propia naturaleza y sus propios mecanismos de realización, hoy se disponen de empresas que pueden apoyarte y dar calidad a menor costo. La clave es innovar para transformar.